會議恐怖份子,你中了嗎?

上班最避不掉又惱人的莫過於「開會」。開會有多惱?會開得好讓人神清氣爽、做事有勁,適當壓力讓人成長,但多數的會議都讓人抓狂,沒有重點或變佈道大會都讓與會者只想低頭滑手機,弄不好會讓人想遞辭呈!觀察Mobile01、Dcard和PTT等網路論壇,以下最令人抓狂的會議恐怖份子你上榜了嗎?

1.「感恩seafood!」會議當佈道大會

有主管級人士參與的會議總是令人神經緊張,光是會議資料就要花一個工作天製作,但總有些搞不清楚狀況的主管或公司前輩將群體會議變成個人傳教場所,偶爾提及當年勇就算了,拿完全不相干的事情類比很讓人想不如醉去。

「我在你這個位置的時候都…」、「你們年輕人吼…」這一類「嚮往光輝歲月」起手式就是佈道大會端倪,若你在公司的會議裡聽到這樣開頭的句子,勸你盡量放空或當作當兵,工作上一直緬懷過往的人也只剩過往可以講,當成和長輩聊天即可,或日行一善喊聲「感恩seafood」,包你成為上司眼裡紅人,不過代價是要不斷兼任被傳道對象。

2.開會兩手空空,腦子也是:完全不準備

有種些行為碰到一、二次會覺得「可愛」,例如說開會完全不準備,身為業務承辦人會議資料沒做、也沒想好要和別人討論什麼,遑論欲達成什麼決定。或許大學時期的社團會議給人「會議就是無限討論」的印象,然而進入職場後分秒必爭,老闆請你不是讓你自由創意發想,會議前先做足功課才是上道的表現。

不一定每次會議都須做出麥肯錫等級簡報,但開這個會要達成的目的、欲他人協助投入的資源、或與其他業務承辦人工作交疊之處該怎麼分工等,都是得設想,避免「把問題丟給大家」的感受。工作上先努力能夠獨立處理的,剩下的才是帶到會議中尋求解答,並且先提出解決方案,不是弄張填充題給老闆要他自己想,這樣的做事能力難以服人,最好回學校去寫有指定題目的作業就好。

3.十句話有八句都有「可能」、「也許」,到底有多不想講清楚?

哈佛商業評論近期刊出翻譯文章⟨鼓起勇氣,打開天出說亮話⟩(Have the Courage to Be Direct),說明會議中應當明確表達需求,因為位高權重的人通常沒美國時間陪你談心、再慢慢聊到你感興趣的話題。

回顧國內職場,不只是有無勇氣直接說出來的問題,而是曾幾何時,在日常生活或工作對談中,多數人誤把假設當禮貌,以為迂迴就是緩衝,所有上班族在過去三天內一定聽過以下例句:

你可能要先和主管說明…

也許你應當問清楚後,我們再討論這個問題…

你可能要預先想好幾個方案…

沒錯,就是「可能」、「也許」的假設句濫用,我想信多數的「可能」蘊含「是否應當這麼做」的選擇權,但會議中明明很確定的事情,就不要「可能」了!

這比聽到「我可能不會愛你」還令人懊惱,完全搞不懂說話者是不是真心要這麼做,直接進入正題不是很好嗎?

4.開會遲到、下班前半小時開會都令人討厭

最後,「守時」是老生常談,但它之所以一再被提醒就是因為總有人做不到。塞車、接聽客戶臨時來電、家中有事都是遲到的理由,但能夠好好道歉並加速會議就好,不過就是有人會過了開會時間還在處理自身業務、無故遲到,留給與會人士滿滿的「黑人問號」。

另一種也是上班族最恨:下班前半小時開會。知名上班族網路劇「社畜時代」就以此為題,明明說好要開會,一整天都沒動靜讓人hen緊張!到底要問還是不要問?眼看離下班只剩下半小時,主管忽然叫開會,想當然爾,敢在這時開會的都不會給加班費、叫你做功德啦!

看完了四種開會恐怖份子的症頭後,你公司也中了嗎?別害怕,先從「嚴以律己」做起,講重點、做功課、說清楚、守時讓你成為開會好同事。

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